Ausgefüllt werden muss eine Antragsmaske, der eine Kopie des Kauf- oder Leasingvertrages oder der rechtsverbindlichen Bestellung über das Neufahrzeug im pdf-Format anzuhängen ist. Die Eingänge der Anträge werden beim BAFA zeitgenau registriert. Für jeden eingegangenen Antrag wird in aufsteigender Reihenfolge eine „ID-Nummer“ vergeben und eine Eingangsbestätigung vom BAFA erteilt. Die Eingangsbestätigung garantiert noch nicht die Umweltprämie. Diese wird erst durch den Reservierungsbescheid zugesichert. Bei der späteren Bearbeitung der Reservierungsanträge geben die ID-Nummern die Reihenfolge vor und gewährleisten so, dass das BAFA eine objektive zeitliche Reihung bei der Bearbeitung der Reservierungsanträge vornehmen kann.